Firmowa lub naukowa konferencja to prestiżowe wydarzenie, które wymaga wyjątkowych umiejętności organizacyjnych i koordynacyjnych. Zaczynamy od wizji wydarzenia, jego charakteru i oprawy a następnie przechodzimy do jego realizacji. Proces ten jest pełen niezapowiedzianych przeszkód i nagłych niespodzianek. Na szczęście można się na nie przygotować.

Procedura organizowania konferencji przypomina układanie puzzli – wszystkie drobne elementy muszą połączyć się w zgraną całość. Obecnie konferencje są uważane za wydarzenia o szczególnej randze, które często wykorzystuje jako narzędzie kreujące wizerunek. Co ciekawe, pod względem popularności pokonały już dawno szkolenia, targi czy sympozja. Niestety ich organizacja wciąż jest wymagającym zadaniem. Konferencja to spotkanie dużej liczby osób, które podczas dyskusji mogą omówić pewne zagadnienie oraz okazja do integracji tych, których łączą zainteresowania.

Budżet wydarzenia
To na pewno kluczowa sprawa. Wysokość budżetu determinuje nasze dalsze działania oraz decyduje o charakterze wydarzenia. Niewielkie środki pozwolą jedynie na niezbędne minimum. Duży fundusz pozwala na wykroczenie poza podstawowy blok posiedzenia naukowego i organizację np. koncertu, wystawnej kolacji lub kupno materiałów konferencyjne wyższej jakości. Zawsze warto postarać się o dodatkowe wsparcie finansowe – mogą to być fundusze unijne lub sponsorzy związani z branżą, dla których udział w przedsięwzięciu będzie też świetną okazją do reklamy.

Charakter wydarzenia
Twoja konferencja może być naukowa, polityczna, prasowa, biznesowa lub branżowa. Równie dobrze może to być doroczne spotkanie pracowników lub zebranie kadry zarządzającej. Jej temat powinien być warty zorganizowania a oprawa odpowiednia do charakteru.

Miejsce
Jeśli to wydarzenie biznesowe, konferencję można zorganizować w siedzibie firmy – o ile są odpowiednie warunki. Pamiętaj jednak, że wówczas zaproszeni goście będą bacznie przyglądać się twojej firmie – jak prezentują się pomieszczenia i otoczenie firmy. Najlepszym wyjściem jest organizacja konferencji w hotelu lub niezależnym ośrodku konferencyjnym. W tej sytuacji trzeba mieć na uwadze to, że miejsce spotkania nie powinno być zbyt odległe a dojazd powinien być wygodny. Równie istotne są odpowiednia infrastruktura oraz dobrej jakości sprzęt multimedialny.